○鉾田市議会事務局処務規程
平成17年10月20日
議会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は，鉾田市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織，事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事調査係
(職の設置)
第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)のほか局長補佐，係長，主査及び主幹を置くことができる。
2 局長補佐，係長，主査及び主幹は，書記をもって充てる。
3 前2項の規定にかかわらず，必要があるときは，参事，主事及び主事補を置くことができる。
(職務)
第4条 局長は，議長の命を受け議会の庶務を掌理し，職員を指揮監督する。
2 局長補佐は，局長を補佐し，局長に事故があるときは，前項の職務を代理する。
3 係長は，上司の命を受け，分掌事務を掌理する。
4 主査及び主幹は，係長の職務を補助し，分担事務を処理する。
5 係員は，上司の命を受け，その担当する事務に従事する。
第5条 係の事務分掌は，次のとおりとする。
庶務係
(1) 文書の収受，発送，保存に関すること。
(2) 公印の保管に関すること。
(3) 儀式，交際及び接遇に関すること。
(4) 議員の身分に関すること。
(5) 議場，委員会室等の管理及び取締りに関すること。
(6) 官公署，団体等の連絡に関すること。
(7) 職員の任免，給与，厚生に関すること。
(8) 予算の経理及び物品の出納保管に関すること。
(9) 図書室の整備及び管理に関すること。
(10) 議員共済及び互助に関すること。
(11) 議員名簿の作成に関すること。
議事調査係
(1) 本会議に関すること。
(2) 議案の取扱いに関すること。
(3) 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること。
(4) 議員の出欠に関すること。
(5) 傍聴に関すること。
(6) 常任委員会に関すること。
(7) 特別委員会に関すること。
(8) 請願及び陳情の収受及び処理に関すること。
(9) 会議録に関すること。
(10) 議会だよりの編集に関すること。
(11) 諸法令，条例，請願，陳情等の調査に関すること。
(12) 議事日程作成に関すること。
(13) その他議会の議事及び調査に関すること。
2 職員は，分担外の事務であっても，その緩急に応じ相互に協力しなければならない。
(決裁)
第6条 議会の事務は，議長が決裁する。
(専決事項)
第7条 次に掲げる事項は，事務局長において専決することができる。
(1) 委員会室，図書室の使用許可に関すること。
(2) 諸証明に関すること。
(3) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(4) 職員の休暇に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代決)
第8条 局長不在のときは，上席の者が代決する。
2 代決した事務は，軽易なものを除き，代決者が後閲の表示をし，取扱者は速やかに閲覧に供さなければならない。
(到着文書の処理)
第9条 事務局に到着した文書は，庶務係において，次により速やかに処理しなければならない。
(1) 直ちに開封し，文書管理システムに登録するとともに，その文書の余白に受付印(様式第1号)を押し，事務局長を経て議長の閲覧を受けた後，主務係長に配布すること。
(2) 職員の任免等については，辞令簿に記載すること。
(3) 証明書等の交付を要するものについては，諸証明書交付簿(様式第2号)に記載すること。
(関係規定の準用)
第11条 この訓令に定めるもののほか，事務の処理，職員の服務等については，鉾田市の関係規定の例による。
附則
この訓令は，公布の日から施行する。
