○鉾田市教育委員会事務局文書整理保存規程
平成17年10月11日
教育委員会訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は，鉾田市教育委員会事務局で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書の整理等)
第2条 完結文書は，次条に定める保存年限に従い整理するものとする。
2 文書は，常に統計的に分類して整理し，必要なときに，直ちに，取り出せるよう保管しておかなければならない。
3 文書は，年度を単位として整理するものとする。ただし，例規令達文書，議会に関する文書その他のもので暦年にすることが適当と課長が認める文書は，暦年により整理することができる。
(保存年限)
第3条 完結文書の保存年限は，別表のとおりとする。
2 保存期間の起算は，文書を完結したときから起算する。
3 保存年限の決定が困難な完結文書は，課長が定めるものとする。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか，事務処理上必要な事項は，鉾田市の関係規定の例による。
附則
この訓令は，平成17年10月11日から施行する。
別表(第3条関係)
完結文書の保存年限
保存年限 | 文書の種類 |
永久保存 | 1 教育委員会の議決書及び議事録 2 規則，告示，公告，訓令，通達及び指令の原議並びに関係書類 3 進退，賞罰，身分等の人事に関する書類 4 職員の退職給付に関する文書 5 褒賞に関する文書 6 不服の申立て，審査の請求，訴訟，調停及び和解に関する文書 7 調査及び統計で特に重要な文書 8 事務引継に関する重要な文書 9 文書保存台帳 10 工事関係書類で特に重要なもの 11 法令等により，又は時効の関係で20年を超えて保存する必要のあるもの 12 その他永久保存の必要を認められるもの |
20年保存 | 1 学齢簿 2 法令等により，又は時効の関係で10年を超え20年までの期間保存する必要のあるもの 3 その他20年保存の必要を認められるもの |
10年保存 | 1 他の官公署からの重要な指令，通達，通知等の文書 2 許可，認可等に関するもの 3 法令等により，又は時効の関係で5年を超え10年までの期間保存する必要のあるもの 4 その他10年保存の必要を認められるもの |
5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査，統計，報告，証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 文書の作成，収受，発送等の記録に関する文書 5 法令等により，又は時効の関係で3年を超え5年までの期間保存する必要のあるもの 6 その他5年保存の必要を認められるもの |
3年保存 | 1 軽易な任免，賞罰に関する文書 2 給与に関する文書 3 常例的事務の執行に必要な文書 4 法令等により，又は時効の関係で1年を超え3年までの期間保存する必要のある文書 5 その他3年保存の必要を認められるもの |
1年保存 | 1 軽易な諸願届及び往復文書 2 法令等により，又は時効の関係で1年間保存する必要のある文書 3 その他1年保存の必要を認められるもの |