(趣旨)

第1条　この訓令は，鉾田市立学校管理規則(平成17年鉾田市教育委員会規則第13号)第41条の規定に基づき，鉾田市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務の代決)

第2条　校長が不在のときは，教頭がその事務を代決する。

(代決の制限等)

第3条　重要又は異例に属すると認める事務については，前条の規定による代決をすることができない。ただし，あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては，この限りでない。

(文書取扱主任)

第4条　学校の文書事務を円滑に処理するため，文書取扱主任を置く。

(簿冊への登録番号)

第5条　この訓令により設けられた簿冊に，文書等を登録する場合の登録番号は，毎年4月1日に起こすものとする。

(文書の収受等)

第6条　学校に送達された文書は，文書取扱主任が収受し，次に定めるところにより処理するものとする。

(立案)

第7条　事件の処理については，起案用紙(様式第4号)により担当職員において立案し，校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第8条　発送を要する文書は，担当職員において浄書の上公印及び契印を押し，文書取扱主任に回付するものとする。

(完結の文書の編冊)

第9条　完結の文書は，おおむね次に掲げる区分により分類の上編冊し，一定の場所に保管しておくものとする。ただし，第12条の規定により，別表に分類がなされているものについては，当該分類によるものとする。

(未処理文書の保管)

第10条　未処理の文書は，担当職員において一定の場所に保管し，常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存)

第11条　表簿は，書庫又は書棚に収め，虫害，湿気及び火気に注意し，かつ，非常事態に際し特に保全を要するものは，書庫又は書棚の前面に「非常持出」と朱書し，保存するものとする。

(文書の保存期間)

第12条　文書の保存期間は，別表のとおりとし，保存期間の起算日は，暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初めから起算し，年度のものにあっては翌年度の初めから起算する。

(保存文書の持出し及び公開の制限)

第13条　保存文書は，学校外に持ち出し，又は外部のものに公開してはならない。ただし，校長の許可を受けたときは，この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第14条　保存期間の満了した文書は，校長が焼却その他の方法により廃棄するものとする。

(その他)

第15条　この訓令に定めるもののほか，事務処理に関し必要な事項は，校長が定める。