○鉾田市戸籍情報システムに係る保護管理要領
平成20年5月30日
訓令第30号
(目的)
第1条 この訓令は，鉾田市市民課(以下「市民課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め，戸籍データ等の保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍，除かれた戸籍(以下「除籍」という。)，附票及び人口動態調査票等を，磁気ディスク等に記録し，戸籍事務，附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データ，磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除籍に関する記録，ソフトウェア，ドキュメント等をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書，プログラム説明書，操作手引書，その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 端末装置 市民課，大洋総合支所市民課，旭総合支所市民課に設置された戸籍専用のコンピュータ及び周辺機器をいう。
(6) サーバー 端末装置により入力されたデータを記録し，かつ端末装置からの指示により情報を提供する機能を有する装置とその周辺機器をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの統括的管理を図るため，市民課長を戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)とする。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は，戸籍情報システムの管理の状況及び関連する設備の状態を常に把握し，戸籍データ等が適確に管理されるよう努めなくてはならない。
2 保護管理者は，戸籍情報システムについて，火災，盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また，事故が発生したときは，保護管理者は直ちに事故の経緯及び被害状況を調査し，戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐させるため，市民課戸籍係長を戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)とする。
2 取扱責任者は端末装置の管理も行うものとする。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は，戸籍データの漏洩，紛失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 端末装置は，来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは，電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また，これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは，不要となった時点で，復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は，磁気ディスク等を次の各号に定める方法で適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに，その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については，名称，作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは，記録内容を消去したうえで，復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は，ドキュメントの外部への持ち出し，複写又は廃棄をしようとするときは，保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 保護管理者は，戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め，個別に入出力を制御するパスワードを設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，パスワードの設定，更新，発行，保管等の運用方法を定め，これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は，パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は，パスワードを第1項により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は，自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第11条 保護管理者は，取扱責任者に次の事項を報告させ，常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 戸籍端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前号に掲げるもののほか戸籍情報システムの運営に関すること。
(端末装置の操作)
第12条 端末装置の操作は，保護管理者，取扱責任者，取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末装置の操作は，戸籍業務，戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフトウェア等の管理)
第13条 保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修及び点検の実施)
第14条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため，取扱責任者は，次のことを実施しなければならない。
(1) 取扱職員に対して年1回以上の教育，訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施する。ただし，新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施する。
(2) 戸籍データの安全を確保するため年一回の定期点検を実施するとともに記録簿を備えこれに記録する。
(会議)
第15条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため，戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は，保護管理者，取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
3 会議は，保護管理者が必要に応じて，戸籍データ等保護に係る事務について開催するものとする。
4 会議の庶務は，市民課戸籍係において処理する。
附則
1 この訓令は，戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務コンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
別表(第13条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管方法一覧
| 管理責任者 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・サーバーを起動する者は保護管理者の指定した職員がパスワードを入力し起動する。 ・システム使用状況リストを定期的に印字し，そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 ・戸籍サーバーは電算室に設置し施錠できる専用ラックに収納する。鍵は保護管理者が管理する。 |
戸籍用端末装置 | 保護管理者 | ・端末装置を起動する者は，取扱職員がパスワードを入力し，起動させる。 ・システム使用状況リストを定期的に印字し，そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
第2条(3)に規定する媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 保護管理者 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置を講じたシステムとする。 |