○鉾田市区長文書取扱要綱

平成30年3月15日

告示第23号

(目的)

第1条 この告示は,区長に対して,行政区内における文書の配布,回覧等の取扱いを依頼する文書等に係る事務処理について必要な事項を定め,鉾田市(以下「市」という。)と区長間のトラブルを防止し,市と行政区内住民相互の円滑な連絡調整に寄与することを目的とする。

(区長文書の要件)

第2条 行政区内における配布,回覧等の取扱いを区長に対し依頼することができる文書(以下「区長文書」という。)は,次の各号のいずれかに該当するものとする。

(1) 市の行政運営上,行政区内に周知を要する文書

(2) 市民に緊急に周知を要する文書で,鉾田市広報に掲載するいとまがないもの,又は適さないもの

(3) 官公署及び公立学校が発行する広報文書で行政区内に周知を要すると認められる文書

(4) 前号以外の外郭団体,任意団体等が発行する広報文書で,行政区内の不特定多数の者の利益の増進に寄与することが認められるもの

(5) その他総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が認めるもの

2 前項の規定にかかわらず,行政区において取り扱うことが不適当と市長が認めるものは,区長に取扱いを依頼することができない。

(文書区分)

第3条 区長文書の区分は次の各号のとおりとする。

(1) 全戸配布

(2) 回覧

(送達計画)

第4条 区長文書の送達にあたっては,各所属の長(以下「所属長」という。)は,毎月25日までに翌月の文書送達計画を作成し,区長文書送達計画書(様式第1号)により総務課長に提出し,かつ,総務課長,旭市民センター長及び大洋市民センター長に電子データにより送信しなければならない。

(文書の作成)

第5条 所属長は,区長文書の作成にあたっては,区長の業務の軽減を図るとともに,円滑適正に事務が進行するよう配慮するほか,特に次に掲げる事項を心得なければならない。

(1) 市民への周知は広報紙によることを基本とし,文書の送達は,必要最小限度にすること。

(2) 文意を明確にするとともに,簡潔な文章で作成すること。

(3) 文末に,問合せ先として,所属名称及び担当者名並びに電話番号を明記すること。

(4) 回覧文書には,文書左上に回覧文書であることの表示をすること。

(送達)

第6条 所属長は,区長文書の送達を依頼する場合は,送達日の2開庁日前の日の正午までに,区長文書送達届出書(様式第2号)を総務課長に届け出,かつ,総務課長,旭市民センター長及び大洋市民センター長に電子データにより送信しなければならない。

2 外郭団体,任意団体等は,区長に対し,区長文書の配布を依頼する場合は,発送日の5開庁日前の日の正午までに,区長文書送達申請書(様式第3号)を市長に提出しなければならない。

3 総務課長,旭市民センター長及び大洋市民センター長は,区長文書の送達に当たっては,当該文書がこの要綱に定める手続を経たものであるかどうかを確認した後でなければ,これを送達することはできない。

4 市が区長に区長文書を送達する日は,別に定める。

(その他)

第7条 この告示の施行に関し必要な事項は,別に定める。

この告示は,平成30年4月1日から施行する。

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鉾田市区長文書取扱要綱

平成30年3月15日 告示第23号

(平成30年4月1日施行)