○鉾田市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要綱

平成22年1月7日

告示第1号

(目的)

第1条 この要綱は,住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の閲覧に関する取扱いを定めることにより,プライバシーの保護及び住民基本台帳の適正な管理を図るとともに,円滑な事務処理を資することを目的とする。

(閲覧に供する簿冊)

第2条 閲覧に供する簿冊(以下「閲覧簿」という。)は,住所,氏名,性別及び生年月日を行政区ごとに生年月日順で印刷したものとする。

2 閲覧簿は,毎年2月1日,6月1日,10月1日(これらの日が日曜日又は土曜日の場合は翌平日)時点の住民基本台帳に基づき更新し,その後の内容修正は行わない。

3 前項の規定により閲覧簿を更新した場合は,速やかに更新前の閲覧簿と差し替えに,確実に廃棄するものとする。

(ストーカー行為等の被害者等に係る個人情報の保護)

第3条 市長は次に掲げる者から,当該本人に係る住民基本台帳の閲覧等の請求を拒む申出があった場合は,当該申出をした者(以下「支援申出者」という。)及び支援申出者と同一の住所を有する者に係る記載を,住民基本台帳事務における支援措置申出の期間,閲覧簿から除くものとする。

(1) ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条第1項に規定するストーカー行為等の被害者であって,更に反復して同法第2条第1項のつきまといをされるおそれがある者

(2) 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者であって,更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがある者

(3) その他,前住所地において同一世帯の者又は同一世帯ではない直系尊属若しくは直系卑属の者から暴力を受けた被害者であって,更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがある者で,市長が必要と認めるもの

2 前項の申出は,やむを得ない理由により支援申出者本人が申し出ることができない場合は,代理人により行うことができる。

3 市長は,支援申出者又はその代理人により第1項の申出があった場合は,支援申出者又は代理人の本人確認を行うものとする。

(国又は地方公共団体の機関の請求による閲覧)

第4条 市長は,国又は地方公共団体の機関から法令で定める事務の遂行のために必要があるとの理由により閲覧簿の閲覧の請求があった場合は,閲覧簿を閲覧に供することができる。

2 前項の請求は,次に掲げる事項を記載した公文書又は住民基本台帳閲覧請求書(様式第1号)を提出して行わなければならない。

(1) 閲覧の請求をする国又は地方公共団体の機関(以下「請求者」という。)の名称

(2) 請求者の職員であって,閲覧簿を直接に閲覧する者(以下「請求閲覧者」という。)の職名及び氏名

(3) 法令で定める事務の責任者の職名及び氏名

(4) 請求事由

(5) 請求に係る住民の範囲

3 前項の規定にかかわらず,第1項の請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難な請求(以下「犯罪捜査等のための請求」という。)であるものにあっては,前項各号(第4号を除く。)に掲げる事項,法令で定める事務の遂行のために必要である旨及びその根拠となる法令の名称並びに請求事由を明らかにすることが困難な理由を記載した公文書又は住民基本台帳閲覧請求書(様式第2号)を提出して行わなければならない。

(個人又は法人等の申出による閲覧)

第5条 市長は,個人又は法人等から次に掲げる活動を行うために閲覧簿を閲覧することが必要である旨の申出があり,かつ,当該申出が相当と認めるときは,その活動に必要な限度において,閲覧簿を閲覧に供することができる。

(1) 統計調査,世論調査,学術研究その他の調査研究のうち,公益性が高いと認められるものの実施

(2) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち,公益性が高いと認められるものの実施

(3) 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち,訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市長が認めるものの実施

2 前項の申出は,次に掲げる事項を記載した住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)を提出して行わなければならない。

(1) 閲覧の申出者(以下「申出者」という。)の氏名及び住所(申出者が法人等の場合にあっては,その名称,代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)

(2) 閲覧簿により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)の利用の目的

(3) 閲覧の申出に係る住民の範囲

(4) 申出により閲覧簿を直接に閲覧する者(以下「申出閲覧者」という。)の氏名及び住所

(5) 申出者が法人等の場合にあっては,当該法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲

(6) 前項各号に掲げる活動の責任者の氏名及び住所(申出者が法人の場合にあっては,当該責任者の役職名及び氏名)

(7) 閲覧事項の管理の方法

(8) 前項第1号に掲げる活動に係る申出の場合にあっては,調査研究の成果の取扱い及び実施体制

(9) 委託を受けて閲覧簿の閲覧の申出を行う場合にあっては,委託者の氏名又は名称及び住所

3 市長は,前項に掲げる書類のほか,次に掲げる書類のうち必要と認めるものを提出させることができる。

(1) 法人の概要が分かる資料(法人登記,事業所概要等)

(2) 大学等の場合は,大学等の認可が分かる証明書(大学の委員会又は学部長による証明書等)

(3) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を踏まえた申出者の個人情報の保護に関する方針が分かる資料(プライバシーマークが付与された書類等)

(4) 閲覧目的又は理由を証明できる書類(世論調査,市場調査等のアンケート見本等)

(5) 閲覧の申出を他者(地方公共団体等)から受託した場合は,委託者との関係がわかる委託契約書等の写し

4 第2項の場合において申出者が個人であって,同項第2号に掲げる利用の目的(以下「利用目的」という。)を達成するために当該申出者及び申出閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせることが必要な場合は,その旨並びに閲覧事項を取り扱う者として当該申出者が指定する者の氏名及び住所を併せて申し出なければならない。

5 市長は,前項の規定による申出があり,かつ,当該申出の理由が相当と認めるときは,その申出を承認する。

6 前項の承認を受けた申出者は,当該申出者が指定した者(当該承認を受けた者に限る。以下「個人閲覧事項取扱者」という。)にその閲覧事項を取り扱わせることができる。

7 申出者が法人等である場合は,申出閲覧者及び第2項第5号に掲げる範囲に属する者のうち当該申出者が指定するもの(以下「法人閲覧事項取扱者」という。)以外の者にその閲覧事項を取り扱わせてはならない。

8 申出者は,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者による閲覧事項の漏えいの防止その他の閲覧事項の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

9 申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者は,本人の事前の同意を得ないで,当該閲覧事項を利用目的以外の目的のために利用し,又は当該閲覧事項に係る申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者以外の者に提供してはならない。

10 市長は,申出閲覧者若しくは申出者が偽りその他不正の手段により第1項の規定による閲覧簿の閲覧をし,若しくはさせた場合又は申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者若しくは法人閲覧事項取扱者が前項の規定に違反した場合において,個人の権利利益を保護するため必要があると認めるときは,当該閲覧事項に係る申出者,当該閲覧をし,若しくはさせた者又は当該違反行為をした者に対し,当該閲覧事項が利用目的以外の目的で利用され,又は当該閲覧事項に係る申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者以外の者に提供されないようにするための措置を講ずることを勧告することができる。

11 市長は,前項の規定による勧告を受けた者が正当な理由がなくその勧告に係る措置を講じなかった場合において,個人の権利利益が不当に侵害されるおそれがあると認めるときは,その者に対し,その勧告に係る措置を講ずることを命ずることができる。

12 市長は,前2項の規定にかかわらず,申出閲覧者若しくは申出者が偽りその他不正の手段により第1項の規定による閲覧簿の閲覧をし,若しくはさせた場合又は申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者若しくは法人閲覧事項取扱者が第9項の規定に違反した場合において,個人の権利利益が不当に侵害されることを防止するため特に措置を講ずる必要があると認めるときは,当該閲覧事項に係る申出者,当該閲覧をし,若しくはさせた者又は当該違反行為をした者に対し,当該閲覧事項が利用目的以外の目的で利用され,又は当該閲覧事項に係る申出者,申出閲覧者,個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者以外の者に提供されないようにするための措置を講ずることを命ずることができる。

13 市長は,閲覧簿の閲覧に関し必要があると認めるときは,申出者に対し報告又は文書の提出を求めることができる。

(請求閲覧者又は申出閲覧者の本人確認)

第6条 市長は,請求閲覧者又は申出閲覧者に対して身分証明書その他本人を確認するものの提示を求めるものとする。

2 請求閲覧者の場合は,当該機関の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。

3 申出閲覧者の場合は,マイナンバーカード又は旅券,運転免許証その他官公署の発行した免許証,許可証若しくは資格証明書等であって,写真に浮出しプレスによる証印のあるもの又は写真を特殊加工してあるものを提示しなければならない。

4 前項の規定によるものの提示ができない場合の本人であることの確認は,郵送その他市長が適当と認める方法により当該閲覧者に対して文書で照会したその回答書(様式第4号)を持参させること及び次に掲げる書類を提示させることによって行うものとする。

(1) 発行者の認印のある免許証,許可証,資格証明書又は身分証明書

(2) 健康保険,介護保険等各種保険の被保険者証又は生活保護の受給者であることを証する書類

(3) 年金手帳又は年金証書

(4) クレジットカード,キャッシュカード,預金通帳等で氏名が確認できるもの

(5) 前各号に掲げるもののほか,市長が適当と認めるもの

5 市長は,前項の規定による照会に対し,照会の日から換算して14日以内に回答書の持参がないとき又は同項に規定する書類の提示がないときは,当該申出にかかる閲覧をさせてはならない。

6 市長は,請求閲覧者又は申出閲覧者が本人であることを確認するための必要な範囲において,請求閲覧者又は申出閲覧者に対し質問をし,請求者又は申出者に対し問い合わせをすることができる。

(誓約書の提出)

第7条 申出者は,閲覧事項を利用目的以外に使用することがない旨を記載した誓約書(様式第5号)を提出しなければならない。

(閲覧の方法)

第8条 市長は第6条の規定による閲覧者の本人確認をするものとし,必要があると認めるときは,当該確認書類の写しをとって保管することができる。

2 市長は,閲覧者が必要とする筆記用具,転記書類及び資料等を確認の上,閲覧場所への持込を認めることができる。

3 閲覧者は次に掲げる事項を守らなければならない。

(1) 閲覧は黙読によること

(2) 閲覧場所に,カメラ等(カメラ付携帯電話を含む。)の撮影機,複写機,録音機その他の記録装置等閲覧に関係のないものを持ち込まないこと。

(3) 閲覧簿を破損し,若しくは汚損し,又は閲覧簿に加筆する行為をしないこと

(4) 職員の支持に従い,所定の場所で閲覧をすること。

(閲覧時間)

第9条 閲覧時間は原則として平日の午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時30分までとする。

(閲覧請求に応じない場合)

第10条 次に掲げる事項のいずれかに該当するときは,閲覧の請求又は申出に応じないものとする。

(1) 請求者が第4条に規定する閲覧の請求に関する要件を満たさないとき及び請求閲覧者が第6条第2項に規定する身分証明書を提示しないとき。

(2) 申出者が第5条に規定する閲覧の申出に関する要件を満たさないとき及び請求申出者が第6条第3項及び第4項の規定による本人確認ができないとき。

(3) 「プライバシーの侵害又は差別行為等不当な目的で閲覧するとき(過去において不当な目的で閲覧したことが判明したものが閲覧する場合を含む。)」又は閲覧で知りえた情報を「人権侵害,財産権の侵害等の不当な目的の使用」若しくは「名簿作成の目的に使用するおそれがあるとき」又は目的が不明瞭であるとき。

(4) 営利目的に利用されると認められるとき。

(5) 執務に支障があると認められるとき。

(6) 天災等により,閲覧簿が亡失又はき損したとき。

(7) 閲覧の手数料を納付しないとき。

(8) 多数の者が閲覧を請求又は申出し,閲覧簿の使用が競合したとき。

2 市民課長は,閲覧者が第8条から前条までの規定に違反したときは,閲覧の中止及び閲覧簿閲覧記録簿の提出を求めるものとする。

(請求者又は申出者への是正措置等)

第11条 市長は,請求者又は申出者が第4条から第5条までの規定に基づき記載した内容又は提出した文書及び資料等に虚偽があることが判明したときは,閲覧事項を記録した媒体の破棄又は回収を求めるものとする。

2 前項の場合においては,市長は,請求者又は申出者の名称又は氏名及び住所を公表することができる。

(閲覧の禁止)

第12条 市長は第10条第2項及び前条の処分を受けた請求者又は申出者に対し,期限を定めて閲覧を禁止することができる。

(閲覧の公表)

第13条 法に定める請求者及び申出者の公表は,前年度の内容を毎年5月に市のホームページに掲載する方法により行う。

2 請求者の公表事項は次に掲げるものとする。ただし,犯罪捜査等のための請求に係るものは除く。

(1) 当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称

(2) 請求事由の概要

(3) 閲覧年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

3 申出者の公表事項は次に掲げるものとする。

(1) 申出者の氏名(申出者が法人等の場合にあっては,その名称及び代表者又は管理人の氏名)

(2) 利用目的の概要

(3) 閲覧の年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

(その他)

第14条 この要綱に規定するもののほか,閲覧簿の閲覧について必要な事項は,別に定める。

この要綱は,公布の日から施行し,平成22年2月1日から適用する。

(令和4年3月30日告示第81号)

この告示は,令和4年4月1日から施行する。

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鉾田市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要綱

平成22年1月7日 告示第1号

(令和4年4月1日施行)