2　主管課長は，常に課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう努め，常に所属の職員をして文書の処理及び作成に習熟させるよう指導しなければならない。

2　文書主任は，課長の指名をもってこれに充てる。

3　文書主任は，課長の指名を受け，次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　ファイル担当者は，課長が指名する。

5　ファイル担当者は，文書主任の指示を受け，第3項各号に掲げる文書主任の職務を補助する。

2　2以上の課に関係ある文書は，その関係が最も深い課に配布するものとし配布すべき課が明らかでないときは，総務課長が定めるものとする。

3　不服申立て等で収受の月日が権利の得喪に関係あるものは，その欄外に収受の時間を明記し，その部分に取扱者が押印し，封筒をこれに添付する。

4　戸籍及び住民基本台帳に関する文書及びあて先が市長又は市役所以外のものは，開封することなく主管課(関係機関)に配布する。

5　郵便料金の未納又は不足の郵便物は，総務課長が必要と認めるものに限り，その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

6　市を経由して行政庁等に進達しなければならない文書(以下「経由文書」という。)は，文書経由簿(様式第4号)に記載し，経由印(様式第5号)による表示をしなければならない。

2　例規令達文書の文書記号は，次の各号に掲げる文書の種類に応じ，当該各号に定めるとおりとする。

3　例規令達文書(指令及び達を除く。)の文書番号は，例規令達文書の種類ごとに暦年による一連番号とし(公告にあっては，文書番号を付さず暦年による管理とする。)，指令及び達の文書番号は，会計年度(以下「年度」という。)による一連番号とする。

4　例規令達文書の文書番号は，総務課長が令達番号簿(様式第6号)により，管理する。

5　一般文書の文書記号は，別表第1のとおりとする。

6　一般文書の文書記号は，主管課ごとに年度による一連番号とする。

7　第1項の規定にかかわらず，次に掲げるものに関しては，一般文書に文書記号又は文書番号を付さずに処理することができる。

2　主管課長は，文書を閲覧し，必要かあるものについては処理の方針を示し文書主任に配布し，速やかにその処理をさせなければならない。

3　主管課長は，2以上の課に関連する文書については，速やかに関係課に回覧するか，又はその写しを送付しなければならない。

2　文書による事案の決定は，回議に付し，決裁を得ることによって行う。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は，主管課長と協議して調整するものとし，なお調整が整わないときは，合議を受けた者がその要点を当該起案文書に摘記しておくものとする。

2　鉾田市事務決裁規程の定めるところにより代決するときは，当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し，後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。

3　起案文書の内容について重大な修正をしたときは，修正者は，修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨を表示しておかなければならない。

4　起案文書の内容が特に急を要するものは，その右上部に「至急」を記入するものとする。

5　起案文書の内容が秘密を要するもの，特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属する場合は，課長その他の責任者が持ち回り，回議又は合議しなければならない。この場合において，秘密を要する起案文書にあっては，封筒，書類袋等に入れ，その内容が他に漏れないようにしなければならない。

6　起案文書の内容について，回議又は合議の結果，重大な修正が行われたとき，又は廃案となったときは，主管課長は回議又は合議済の関係者にその旨を通知しなければならない。

2　前項の規定により公印の押印を省略する場合は，発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

2　書留，速達，親展その他特殊な取扱いによるものは，その旨を明示しておかなければならない。

3　市内へ送付する文書は，効率的な方法をもって送達する。

4　使途に係る文書が重要なものにあっては，受領者から受領印を受けるものとする。

5　料金後納郵便の取扱いは，封筒の所定の箇所に，料金後納郵便である旨の印を押印し，後納郵便差出票に必要事項を記入して発送し，当該後納郵便差出票の控を主管課長に提出して行わなければならない。

6　郵便切手又は官製はがきを使用した場合は，郵便切手受払簿(様式第10号)に必要な事項を記載しなければならない。

2　主管課長は，電子文書の管理に当たっては，電子文書の改ざん，盗難，漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに，必要に応じ当該電子文書をコンピュータを用いて，直ちに表示できるようにしておかなければならない。

3　職員は，文書を適正に管理するとともに，処理中の文書は，常に所在を明らかにし，完結した文書は，共用文書用収納什器(以下「共用什器」という。)に収納し，私有化してはならない。

4　職員は，文書とそれ以外のものを明確に区分しなければならない。

2　主管課長は，前項の規定によりファイル基準表を作成したときは，その写しを総務課長に提出しなければならない。

2　文書の保存期間は，別表第2に定める基準に基づき，主管課長がファイル基準表に記掲載して定めるものとする。ただし，主管課長が他の課の主管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については，総務課長及び関係する主管課長と協議して定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類の保存期間は，当該前年度に帰属する文書とみなして起算するものとする。

2　各課の文書主任は，次に掲げる事由が生じた場合には，速やかに分類基準の変更をしなければならない。

2　文書は，年度を単位として整理するものとする。ただし，例規令達文書，議会に関する文書その他のもので暦年にすることが適当と総務課長が認める文書は，暦年により整理することができる。

2　主管課長は，完結文書のうち年度を超えて使用する文書で使用頻度が特に高いものは，当該年度に属するものとみなして取り扱うことができる。

3　主管課長は，毎年度4月末日までに，保存文書を保存期間別に個別フォルダー等を区分し，文書保存箱に収納しなければならない。その際，文書保存目録(様式第12号)を作成し，その写しを総務課長に提出しなければならない。また，保存箱については所定のものを用い，所定の場所には文書保存目録をはり付けて表示するものとする。

4　主管課長は，毎年度において総務課長の指定する期日までに，前項の規定により保存箱に収納した保存文書を総務課長に引き継がなければならない。

5　総務課長は，主管課長から引継ぎを受けた保存文書を庁舎内の所定の場所において適正に管理しなければならない。ただし，総務課長が認めるときは，所定以外の場所で保存文書を管理することができる。

2　主管課長は，保管文書で保存期間の経過したものを廃棄するものとする。

3　文書の廃棄の方法は，裁断，溶解，焼却，消去等その他適当な方法により，これを行わなければならない。

2　総務課長と主管課長は，合議して適当と認めるときは，保存期間の経過した文書のうち，歴史的な価値があると認める文書を特別の管理の下に置くことができる。

(施行期日)

1　この訓令は，平成17年10月11日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに，合併前の旭村文書事務規程(平成14年旭村規程第1号)，旭村文書整理保存規程(平成14年旭村規程第2号)，鉾田町文書事務規程(昭和56年鉾田町訓令第5号)，鉾田町文書整理保存規程(昭和56年鉾田町訓令第6号)，大洋村文書整理保存規程(昭和44年大洋村規程第15号)又は大洋村文書管理規程(平成4年大洋村訓令第3号)の規定によりなされた処分，手続その他の行為は，それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この訓令は，平成19年4月1日から施行する。

この訓令は，平成20年4月1日から施行する。

この訓令は，平成25年4月1日から施行する。

この訓令は，平成25年10月1日から施行する。

この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年4月1日から施行する。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

この訓令は，令和4年4月1日から施行する。

この訓令は，令和5年4月1日から施行する。