○鉾田市農業委員会事務局処務規程
平成17年10月24日
農業委員会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は,他の法令に特別の定めがあるもののほか,鉾田市農業委員会(以下「委員会」という。)の権限に属する事項の専決及び代決,その他の委員会の処務,鉾田市農業委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(決裁及び専決事項)
第2条 農業委員会の事務は,会長が決裁する。
2 会長は,委員会に属する権限事務のうち,次に掲げる事項を専決することができる。
(1) 農地法(昭和27年法律第229号)第3条第1項第13号の規定による届出の受理 又は不受理の決定
(2) 総会を招集する時間的余裕がないときの農業委員会等に関する法律(昭和26年法律第88号。以下「法」という。)第26条第3項の規定による職員の任免
(3) 登記官等からの農地の現況等に関する照会に対する調査及び回答
(4) 農地法第51条第1項の規定による違反転用者等に対する工事その他の行為の停止及び原状回復その他違反の指導又は是正勧告
(5) 農地等についての贈与税又は相続税の納税猶予の特例,及び不動産取得税の徴収 猶予の特例を受けるための適格者証明書及び引き続き農業経営を行っている旨の証明書の交付
3 会長は,前項に規定する事項を専決したときは,次の総会に報告しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第3条 次に掲げる事項は,事務局長において専決することができる。
(1) 定例的な調査,報告及び進達
(2) 定例的な許認可,通知,照会及び回答
(3) 法令等に基づいて行う原簿による諸証明及び謄抄本の交付
(4) 職員の引き続き2日以内の休暇(年次休暇を除く。)の承認及び年次休暇に係る時季変更
(5) 職員の引き続き2日以内の県内の旅行及び復命の受理
(6) 職員の時間外勤務,休日勤務及び夜間勤務の命令
(7) 保存文書その他資料の閲覧許可
(8) 軽易な広報
(代決)
第4条 事務局長が不在のときは,局長補佐がその事務を代決する。
(代決の制限等)
第5条 重要又は異例に属する事務については,前条の規定による代決をすることができない。ただし,あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては,この限りでない。
2 代決した事項は,速やかに後閲を受けるものとする。ただし,軽易な事項については,この限りでない。
(文書の日付)
第6条 発送文書の日付は,発送の日とする。
(文書の収受等)
第7条 事務局に送達された文書は,収受し,速やかに次に定めるところにより処理するものとする。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せずその封皮に受付印を押し,文書収受簿に登録した上直接そのあて名の者に配布し受領印を徴すること。この場合において,配布を受けた者が前号の規定による処理を要すると認めたものについては,速やかにその手続を経るものとする。
(3) 現金,金券及び有価証券は,金券等受付簿(様式第4号)に登録し,あて名の者に配布して受領印を徴するものとすること。
(起案)
第8条 事件の処理については,起案用紙(様式第5号)を用いて起案し,会長の決裁を受けなければならない。ただし,軽易な照会等に対する回答等については,当該文書の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。
(発送文書の浄書)
第9条 発送文書は,主務者において浄書するものとする。
(公印及び契印の押印)
第10条 発送を要する文書は,公印及び契印を押印しなければならない。
2 公印及び契印は,保管者が押印するものとする。この場合において,保管者は,浄書した文書が決裁済みの起案文書(以下「原議書」という。)と相違ないことを確認しなければならない。
3 印刷した同文の通知書,照会文書等及び礼状その他の書簡文書は,第1項の規定にかかわらず,公印又は契印の押印を省略することができる。
4 許可書,認可証,契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が,2枚以上にわたるときは割印を,これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。
(簿冊への登録番号)
第11条 この訓令により設けられる簿冊に文書等を登録する場合の登録番号は,毎年1月1日におこすものとする。
(1) 規則,規程及び告示 令達番号簿(様式第6号)
(2) 一般文書で次に掲げる以外のもの 文書発送簿(様式第7号)
ア 郵便はがき(権利の得喪変更に関係があると認められるものを除く。)
イ その他内容が軽易なもの
(文書の発送)
第13条 文書の発送は,主務者において行うものとする。
(完結文書の保管)
第14条 完結文書は,内容別に分類の上表紙及び背表紙を付けてとじ,簿冊として一定の場所に保管しておくものとする。
(未処理文書の保管)
第15条 未処理文書は,担当職員において一定の場所に保管し,常にその所在を明らかにしておく。
(文書の保存)
第16条 文書は,書庫(書棚)に改め,虫害,湿気及び火気に注意し,かつ非常事態に際し特に保全を要するものは,書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し,保存するものとする。
(文書の保存期間)
第17条 文書の保存期間は,別表のとおりとし,保存期間の起算日は,文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初めから起算し,年度のものにあっては翌年度の初めから起算する。
(保存文書の持出及び公開の制限)
第18条 保存文書は,事務局外に持ち出し,又は外部のものに公開してはならない。ただし,会長の許可を受けたときは,この限りでない。
(保存文書の廃棄)
第19条 保存期間の満了した文書は,焼却その他の方法により処分するものとする。
(出勤簿)
第20条 職員は,出勤したとき,自ら出勤簿(様式第8号)に押印し所定の事項を記入しなければならない。
2 事務局長は,毎日出勤簿を点検し保管しなければならない。
(履歴書の提出等)
第21条 事務局勤務を命ぜられた職員は,着任後5日以内に履歴書を会長に提出しなければならない。
2 職員は,既に提出した履歴書の記載事項に追加又は訂正を要する事由が生じたときは,その旨を速やかに会長に届け出なければならない。
(離席)
第22条 職員は,勤務時間中一時所定の勤務場所を離れるときは,上司又は隣席の職員に行き先を明らかにしておかなければならない。
(出張の復命)
第23条 出張を命ぜられた職員は,帰庁後速やかに会長にその状況を復命しなければならない。
(営利企業等従事許可の手続)
第24条 職員は,営利企業等に従事しようとするときは,地方公務員法(昭和25年法律第261号)第38条第1項の規定により,営利企業等従事許可願(様式第9号)を会長に提出し,その許可を受けなければならない。
(非常事態の処置)
第25条 職員は,庁舎又はその付近に火災その他の非常事態が発生したときは,直ちに登庁し,臨機応変の処置をとらなければならない。
(事務引継)
第26条 職員は,退職するときは退職の日に,休職又は農任等を命ぜられたときは5日以内に,担当事務について事務引継書(様式第10号)を作成し,後任者又は会長の指定する職員に引き継ぎ,会長に届け出なければならない。
(その他)
第27条 この訓令に定めるもののほか,事務の処理及び服務については,鉾田市事務決裁規程(平成17年鉾田市訓令第6号)又は鉾田市文書事務取扱規程(平成17年鉾田市訓令第7号)を準用する。
附則
この訓令は,公布の日から施行する。
附則(平成31年2月25日農委訓令第1号)
この規程は,平成31年3月1日から施行する。
別表(第17条関係)
文書の保存期間
種別 | 保存年限 |
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第1種 | 永久保存 | 1 農業委員会議事録 2 条例,規則,規程,告示及び指令の原議及び関係書類 3 進退,賞罰,身分等の人事に関すること。 4 褒賞に関する文書 5 不服の申立て,審査の請求,訴訟調停及び和解に関する重要な文章 6 調査及び統計で特に重要な文書 7 歳入歳出決算書 8 法令等により又は時効の関係で10年を超えて保存する必要があるもの 9 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令,指令,例規,重要な通知及び往復文書 2 予算決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 3 物品の検収調書 4 法令等により又は時効の関係で5年を超え10年までの期間保存する必要のあるもの 5 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類及び許認可申請に関するもの 2 調査,統計,報告,証明等に関するもの 3 法令等により又は時効の関係で3年を超え5年までの期間保存する必要のあるもの 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 軽易な任免賞罰に関する文章 2 給与の支払に関する文書 3 法令等により又は時効の関係で1年を超え3年までの期間保存する必要のある文章 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 1 文書の収受発送に関する文書 2 軽易な諸願届及び往復文書 3 法令等により又は時効の関係で1年間保存する必要のある文書 4 その他1年保存の必要を認められるもの |