(趣旨)

第1条　この訓令は，他の法令に特別の定めがあるもののほか，鉾田市農業委員会(以下「委員会」という。)の権限に属する事項の専決及び代決，その他の委員会の処務，鉾田市農業委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。

(決裁及び専決事項)

第2条　農業委員会の事務は，会長が決裁する。

(事務局長の専決事項)

第3条　次に掲げる事項は，事務局長において専決することができる。

(代決)

第4条　事務局長が不在のときは，局長補佐がその事務を代決する。

(代決の制限等)

第5条　重要又は異例に属する事務については，前条の規定による代決をすることができない。ただし，あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては，この限りでない。

(文書の日付)

第6条　発送文書の日付は，発送の日とする。

(文書の収受等)

第7条　事務局に送達された文書は，収受し，速やかに次に定めるところにより処理するものとする。

(起案)

第8条　事件の処理については，起案用紙(様式第5号)を用いて起案し，会長の決裁を受けなければならない。ただし，軽易な照会等に対する回答等については，当該文書の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。

(発送文書の浄書)

第9条　発送文書は，主務者において浄書するものとする。

(公印及び契印の押印)

第10条　発送を要する文書は，公印及び契印を押印しなければならない。

(簿冊への登録番号)

第11条　この訓令により設けられる簿冊に文書等を登録する場合の登録番号は，毎年1月1日におこすものとする。

(原議書の登録)

第12条　原議書のうち次の各号に掲げるものを内容とするものは，当該各号に掲げる簿冊に登録しなければならない。

(文書の発送)

第13条　文書の発送は，主務者において行うものとする。

(完結文書の保管)

第14条　完結文書は，内容別に分類の上表紙及び背表紙を付けてとじ，簿冊として一定の場所に保管しておくものとする。

(未処理文書の保管)

第15条　未処理文書は，担当職員において一定の場所に保管し，常にその所在を明らかにしておく。

(文書の保存)

第16条　文書は，書庫(書棚)に改め，虫害，湿気及び火気に注意し，かつ非常事態に際し特に保全を要するものは，書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し，保存するものとする。

(文書の保存期間)

第17条　文書の保存期間は，別表のとおりとし，保存期間の起算日は，文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の初めから起算し，年度のものにあっては翌年度の初めから起算する。

(保存文書の持出及び公開の制限)

第18条　保存文書は，事務局外に持ち出し，又は外部のものに公開してはならない。ただし，会長の許可を受けたときは，この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第19条　保存期間の満了した文書は，焼却その他の方法により処分するものとする。

(出勤簿)

第20条　職員は，出勤したとき，自ら出勤簿(様式第8号)に押印し所定の事項を記入しなければならない。

(履歴書の提出等)

第21条　事務局勤務を命ぜられた職員は，着任後5日以内に履歴書を会長に提出しなければならない。

(離席)

第22条　職員は，勤務時間中一時所定の勤務場所を離れるときは，上司又は隣席の職員に行き先を明らかにしておかなければならない。

(出張の復命)

第23条　出張を命ぜられた職員は，帰庁後速やかに会長にその状況を復命しなければならない。

(営利企業等従事許可の手続)

第24条　職員は，営利企業等に従事しようとするときは，地方公務員法(昭和25年法律第261号)第38条第1項の規定により，営利企業等従事許可願(様式第9号)を会長に提出し，その許可を受けなければならない。

(非常事態の処置)

第25条　職員は，庁舎又はその付近に火災その他の非常事態が発生したときは，直ちに登庁し，臨機応変の処置をとらなければならない。

(事務引継)

第26条　職員は，退職するときは退職の日に，休職又は農任等を命ぜられたときは5日以内に，担当事務について事務引継書(様式第10号)を作成し，後任者又は会長の指定する職員に引き継ぎ，会長に届け出なければならない。

(その他)

第27条　この訓令に定めるもののほか，事務の処理及び服務については，鉾田市事務決裁規程(平成17年鉾田市訓令第6号)又は鉾田市文書事務取扱規程(平成17年鉾田市訓令第7号)を準用する。